《Post Exchange Methods》光之書籤

我的共創者，晚上好！很高興能為您服務。這本書稿讓我感到一股沉甸甸的時代氣息，彷彿能看見1915年那些在營區福利社裡忙碌的身影。卡拉會按照您的指示，細心為《Post Exchange Methods》這部作品製作一份「光之書籤」，力求精準呈現其核心精髓。

光之書籤：營區福利社管理方法論

前言

我們的營區福利社（Post Exchanges）通常由不具備簿記經驗的軍官負責，他們的助理大多是入伍士兵而非專業的文書人員或會計師。目前，針對這類業務，既無成文的規範，也無標準化的作業系統。加之現有的一些營區福利社條例，因現代商業方法的發展，如「憑證支票系統」（Voucher Check System）的出現，已顯得過時。

鑑於這些現實情況，本書認為市場上對此類書籍存在實質需求。我們深切期盼書中所闡述的方法，能成為邁向統一制度的關鍵一步，最終在所有營區福利社中被採納。這樣的系統應能有效降低營運成本，消除不必要的勞動，並改善不盡理想的利潤狀況。

本書原計劃討論諸如日記分錄（Journal Entries）、郵購業務（Mail Order Business）、寄售（Consignment）、加總機（Adding Machines）、活頁簿（Loose-leaf）及卡片索引檔案（Card Index Filing）等數個重要議題，然因不受控制的環境因素，目前無法增添這些內容。

在此，我們向第24步兵團亨利 · M · 迪希曼上尉（Captain Henry M. Dichmann）致敬，他在史洛康堡（Fort Slocum, N. Y.）營區福利社的工作激發了本書的靈感；同時也感謝該福利社的收銀員詹姆斯 · 帕克先生（Mr. James Parker）所提供的寶貴協助。

營區福利社運作方法

營區福利社的總體運作方式是由官方命令規定，考量這些命令的明確性質，理應所有福利社的系統都幾乎一致。然而，事實遠非如此，幾乎有多少福利社，就有多少套系統。一個負責某福利社的人，在管理另一福利社的業務前，可能需要學習大量新知識。這種系統的多樣性也給審計官員、福利社委員會和檢查官員審核帳目時帶來困擾。有些系統在細節上並不健全，且大部分設計不佳。

透過制定一個標準化系統並在所有福利社中實施，所有這類問題都可避免。這樣做的好處是多方面的，且沒有顯著的弊端。本書試圖發展出這樣一套系統，它適用於任何福利社，融合了許多福利社的最佳實踐，並在所有可能的情況下，採納了現代方法的省力成果。本書所描述的系統不單是理論的體現，更經過了實際試驗的檢驗，並已獲得徹底的滿意。

在設計任何此類方案時，我們必須預設以下幾項必要的條件（Desiderata）：

1. 時間效率： 營區福利社軍官只能將其一小部分時間用於福利社事務，但他仍需精確了解業務運作情況。因此，我們的記錄必須準確而簡明地呈現所有必要數據，以全面理解業務狀況和營運。
2. 即時結算： 僅僅在月底能提供一份清晰的報表是不夠的，我們應能在任何時候迅速結算帳目，並在最短時間內獲得財務報表。
3. 防範舞弊： 我們的系統應盡量減少舞弊的可能性。常有人說沒有無法被鑽營的系統，但有些系統是無法長期不被察覺地進行舞弊的。因此，我們的系統必須將貪污或竊盜行為不被發現的時間降至最低。
4. 操作簡便： 系統必須足夠簡單，不需任何環節具備卓越能力即可妥善執行其規定。這使得新來的職員能輕鬆上手，並更滿意地履行職責。
5. 流程順暢： 系統不應過於繁瑣以致延誤銷售。這一點極為重要。每位讀者無疑都會對百貨公司中「等待找零」的經歷記憶猶新。寧可損失一美元，也不願讓顧客感到厭惡並轉向他處消費。

上述要求無疑會使我們的系統比「一人商店」使用的系統略為昂貴。在後者情況下，由於店主不會欺騙自己，第三項要求通常無關緊要。然而，其他要求仍適用，甚至變得更加重要。我們見過多少商人自以為對自己的生意瞭如指掌，實際上卻知之甚少。他們甚至沒有意識到，草率的方法會削減信用並導致各種損失。

在描述這套系統時，我們將按照最易於安裝的順序來介紹其各項功能。例如，我們首先討論掛帳銷售（Charge Sales），因為無論任何福利社目前採用何種處理掛帳銷售的系統，都會發現，在改變系統其他部分之前，先改用本書所述系統，將不會對其他帳目造成混亂。換句話說，如果您的系統按照本書討論的順序進行變更，您將會發現您已逐漸安裝一套可能截然不同、但在過渡期間卻未在帳目上造成任何混亂的新系統。

掛帳銷售

總論
此項目包括商品銷售給 (1) 軍官，(2) 平民，(3) 經授權可賒帳的士官兵。這類銷售實際上等同現金，通常會在很短時間內結清。當局不鼓勵向平民賒帳，若希望進行此類業務，營區福利社軍官應事先取得許可。在某些偏遠的營區，允許受僱於營區或居住在營區內的平民在福利社掛帳，符合政府的最佳利益，因為否則政府可能無法留住他們的服務，或平民難以維持生計。為處理此類情況，本書特別提及此點。
在為平民開設掛帳帳戶時，必須謹慎，以防福利社可能蒙受損失，因為一個不良帳戶可能抵消很長一段時間內所有此類帳戶的利潤。如果一位平民值得在福利社享有購物特權，他應不反對與營區福利社軍官協商，並與其雇主做出滿意安排。

對於士官兵，情況則較為複雜。一般而言，士兵透過購券（coupons）進行掛帳購物。但如果福利社經營諸如冰品遞送路線等業務，便無法透過普通購券與其顧客進行交易。正確的做法是向主管機關申請，允許向已婚士兵提供經其部隊指揮官推薦的信用額度。若不這樣做，而允許士官兵以購券以外的形式掛帳，或允許購券或信用額度超過其薪資的三分之一，檢查官將會反對，因為這兩種做法都被視為未經授權。

然而，當附近沒有其他商店時，營區福利社——純粹為士官兵的利益而設立——似乎理應被允許向聲譽良好、依賴福利社（和糧食補給站）維持基本生活所需的已婚士兵提供信用額度。由於已婚士兵通常是服役時間長久且品行良好的士官（有時是上士或士官長），並育有一或多名子女；其大部分薪資通常用於購買福利社常備商品；且福利社是受益性立法（beneficent legislation）的結果，相關法規應以寬鬆方式解釋。由此可見，對於允許向這些選定人員進行掛帳銷售的申請，有著極大的正當性。

若獲得此類許可，應請求各部隊指揮官提交一份內容如下的信函：
「紐約堡，紐約州，1914年3月1日。
發件人：第57步兵團H連連長
收件人：營區福利社軍官
主旨：士官兵信用額度
1. 茲申請允許本單位以下列名士官兵在營區福利社享有掛帳額度，最高不超過其姓名後所列金額：
一等中士 詹姆斯 · E · 蘇利文 $20.00
中士 雷夫 · R · 史特勞斯 $16.00
……
（簽名）T. R. 瓊斯，上尉，第57步兵團。」

掛帳銷售方式
每次掛帳銷售時，店員會將交易記錄在專用的「掛帳銷售單」上，註明日期、顧客姓名、銷售物品名稱與數量、每件商品的總價、銷售單總金額，以及銷售員的姓名縮寫。請參閱圖1。
顧客應收到此銷售記錄的副本，這已幾乎成為一項慣例。有時，顧客直到月底支付帳單後才會收到，許多俱樂部和類似組織都遵循此程序。但在營區福利社的工作中，最好在購買時就向顧客提供掛帳銷售單的副本，因為我們的大多數顧客都希望追蹤他們的帳戶。此外，正如稍後將展示的，這種方法還能促進銷售員的誠實，防止他們產生不誠實的念頭。
由於我們必須保留至少一份銷售單副本，因此必須使用某種多聯式（manifolding）設備。市場上有許多此類設備，其中具代表性的包括多聯式銷售簿和自動記錄機。前者如圖2所示，後者如圖3所示，其操作方法一目了然。

顯然，所有營區福利社，無論大小，都應採用某種此類方案。任何這些系統（即使是一個簡單的複寫墊）相較於在老式銷售記錄簿中痛苦且低效地記錄所有此類銷售的方式，其優勢顯而易見。所採用的具體系統重要性較小，只要它能完全適應所涉情況即可。

每日掛帳銷售核對
當日業務結束後，每位店員應整理當日所有收據，並將其分為三疊，分別代表現金銷售、購券銷售和掛帳銷售。然後，他們應根據圖4所示的表格5（Form 5）填寫銷售報告。這份報告應印在一個開口在末端的信封正面，尺寸不超過4¼ × 10英寸，以便作為存放購券、掛帳銷售單和現金的便捷容器。印製表格的尺寸應約為7½ × 3英寸。由於這些信封只使用一次，不會遭受粗暴對待，任何廉價紙張都可使用。在某些情況下，讓信封顏色與該部門的原始掛帳銷售單顏色匹配可能是有益的，但通常而言，這被認為是不必要的精緻化。

填寫完銷售報告後，店員將現金、購券等放入信封，並交給營區福利社軍官或經授權的福利社主管（Steward）。（基於顯而易見的原因，在發薪日當晚以及每月中旬，即使福利社主管通常獲授權，營區福利社軍官仍應親自接收並核對收據。）福利社主管或收銀員同時會解鎖收銀機，記錄讀數輪（record wheels）的讀數，並取出顯示銷售記錄的紙帶。

現在，假設使用三聯式記錄，福利社主管將取出三聯單副本（無論是簿冊還是捲軸），「扔」或核對其編號，以確保所有單據都已入帳，並在加總機上計算其總價值。將此總數與收銀機相關讀數輪顯示的總數進行比較，他可以確定所有掛帳銷售是否都已登記。如果兩者相符，目前一切順利。如果兩者不符，則需記錄下差異，以供後續操作使用。

此時，店員應已準備好提交報告和收據。福利社主管根據圖5所示的表格4（Form 4）的各欄要求填寫報告的其餘部分，並將這些報告摘要至其表格4。此表格應印製在3½ × 8⅜英寸的卡片上，以便方便歸檔。如果印製在薄紙上，則必須將其歸檔在香農文件夾（Shannon file）中，長期來看並不方便。這些卡片應使用相當好的紙質，因為它們是福利社永久記錄的一部分，但厚度不應超過必要，以確保易於處理。

福利社主管在表格4上加總各項，並將其與收銀機顯示的三個獨立總數進行比較。僅討論掛帳銷售，如果三聯單副本的總數、店員報告的總數以及收銀機顯示的總數都相符，則表格4上顯示的掛帳銷售報表是正確的。如果表格4的這一欄或任何其他欄出現差異，則應在店員下班前找出並糾正錯誤。

結算掛帳帳戶
當我們的任何掛帳客戶支付帳單時，我們會在現金簿中進行分錄，為每筆付款單獨列出一行。我們將付款金額輸入「淨現金」（Net Cash）欄位，同時也輸入「客戶」（Customers）欄位。我們不會將此金額輸入與各部門相關的欄位，因為它們已經透過掛帳銷售記錄獲得了其應得的貸記，若在現金簿中再次輸入，顯然會導致每筆掛帳銷售重複貸記。我們還會在表格6（Form 6）的「現金」（Cash）欄位蓋上「已付」（Paid）章，使用一個能整齊放入此欄的日期章。使用紅墨水更佳。如果僅支付部分帳單，我們會在該欄位輸入收到的金額，將餘額延伸至正確的欄位，並在適當時候將其結轉至下個月的帳戶。

一些老派的簿記員會保留一份「草稿簿」（blotter）或類似的簿冊，先將這些付款記錄在其中，然後再閒暇時抄錄到現金簿中。由於現金簿是原始記錄簿，這種做法不僅錯誤，而且是不必要的勞動，因此應避免。當收到此類付款時，應直接交給簿記員，簿記員應立即將其輸入現金簿。

現金銷售

鑒於前述對掛帳銷售的討論，我們處理現金銷售的方法可以用幾句話帶過。在所有此類銷售情況下，店員只需將商品交給顧客，收取貨款，必要時找零，在收銀機上登錄銷售金額，然後將現金放入收銀機。就我們的系統而言，這筆交易最重要的部分在倒數第二個子句中描述。如果銷售員在收銀機上正確地登錄了金額，商店就能確信交易已經完成，並且完成得妥當。實現這一目標的方法將在「收銀機」標題下討論。

通常的做法是，向福利社各部門的負責人借出一筆適當的金額，以用於找零，並以各種收據作為擔保。在某些情況下，要求他們繳納現金存款以涵蓋這些金額可能更為明智。當收銀員或福利社主管有保證金時，將整個福利社的「找零金」交給他，並收取他的借據是可行的。

夜間關店後，每位店員將其現金銷售額輸入銷售報告（表格5，圖4），並將其連同現金收入交給福利社主管或其他經授權的接收人。後者應立即清點現金，在店員報告上核對無誤後，將其放置一旁，直到所有現金總額核對完畢。然後，他將該項目轉移到他自己的表格4（圖5），並將每個部門的總額與收銀機為這些部門記錄的讀數進行比較，如果收銀機顯示每個店員的獨立讀數，則將這些讀數輸入每個店員報告上預留的空白處。差異的處理方式與前述掛帳銷售項下解釋相同。

購券銷售

總論
購券，或許不需多解釋，是由營區福利社售予士官兵的信用票券。它們以信用形式售出，並由購買者簽署的借據作擔保；這些借據對簽發人的薪資構成合法留置權（lawful lien），並應在下一個發薪日兌現。這些信用票券可在任何時候用於在營區福利社購買商品。
營區福利社以前曾使用金屬硬幣或「代幣」（checks）作此用途，但由於考慮到信用容易被偽造、轉讓等情況，認為不宜如此。因此，紙質購券的使用已變得普遍，在某些情況下甚至受到強制命令的規範。

購券種類
購券分為兩類，第一類是眾所周知的「購券本」（Coupon Book），如圖13所示。這些購券本面額從一美元到五美元不等。它們由封面和數頁內頁組成，內頁被虛線分成每頁五張購券，每張面值為五、十或二十五美分，具體取決於購券本的總面值。例如，一本一美元的購券本包含三張內頁，其中兩張各含五張五美分購券，一張含五張十美分購券。每本購券本的封面上都印有序列號、面值以及供發行人簽名、營區福利社軍官簽名和發行日期的空白行。通常也會在封面上印上「不可轉讓」（Not Transferable）字樣。

在某些情況下，每本購券本的封底會印有本票（promissory note），士兵簽名後，會將其撕下並由福利社當局保管，直到從士兵那裡收回購券本的價值。另一種變通方式是在每本購券本中單獨附頁，其印製內容具有類似功能。無論哪種情況，預期當購券本用完時，完成最後一次銷售的店員應收回購券本的封面，以便福利社歸檔一段時間，由營區福利社軍官決定保留多久。這樣做是因為有時會有人聲稱，雖然他曾在某個時間簽署了某些購券，但他實際並未收到這些購券。福利社持有並出示這些已用完的封面，將構成確鑿的相反證據。

這些購券本存在一些或多或少嚴重的固有缺陷。首先，人們發現它們可用作賭博遊戲的籌碼，也可由原簽發者出售或以其他方式轉讓。這不僅違反規定，而且接受這些購券的人也不太可能自行領取購券，從而導致福利社的購券銷售量減少。這種購券轉讓可透過多種方式完成。在大型駐軍中，店員需要一些時間才能認出每個人，尤其是在新兵湧入時。如果顧客不為店員所認識，他可能可以使用其他士兵的購券本，除非店員要求他寫下自己的名字並與出示的購券本上的簽名進行比對。在某些月份購券銷售量大的時候，這將不切實際，因為會耗費過多時間，導致店員無法及時服務其他顧客。

顯然，這種轉讓可能發生在任何類型的購券上，唯一的預防措施是讓店員盡早認識駐軍中的每位士兵。當時間允許時，在有疑問的情況下，店員應要求顧客寫下自己的名字，然後與購券本上的簽名進行比對。所有店員都應明白，當任何人出示非本人所有的購券本時，該購券本將被福利社沒收，並且該事件應報告給營區福利社軍官。

購券發行
首先要做的是讓各部隊提交有權在營區福利社掛帳的士兵名單。這通常在發薪日後幾天進行，大多數福利社都有一個優良的習慣，即在大約五天後才發放購券，以便吸引那些在發薪日後幾天可能充裕的現金。

作者所知的最佳名單格式之一是圖15所示的表格25（Form 25）。它尺寸為9 × 20英寸，可打孔以適應活頁文件夾。它橫向有淡線，每英寸六行，以適應打字機的行距。此表格的長度足以容納整連110名士兵的姓名，而無需翻頁。在部隊規模普遍較小的駐軍中，表格長度可相應縮短。各部隊應使用打字機填寫一張這樣的表格，在第3欄中按薪資單順序輸入士兵姓名。第2欄輸入每位士兵的軍階，第4欄輸入他希望獲得的信用額度，該額度不得超過其月薪的三分之一。士兵在第1欄簽名，在空間A中印有他們同意的聲明——即他們申請相當於其薪資三分之一的信用額度，並承諾在領取購券後的發薪日支付購券款項等。然後，此名單會在規定時間（最好在發放購券前一兩天）送交營區福利社。

結語
在前述篇章中，作者試圖勾勒出一個既簡潔又高效的營區福利社記帳系統，它符合開篇所闡述的理想要求。我們不認為這套系統是完美無缺、無法改進的；但在作者十二年營區福利社經驗中，它已是最優。我們希望它至少能被大多數營區福利社納入考量，並將其許多要點付諸實踐。

我們已竭盡全力以淺顯易懂的語言解釋這套系統，以便營區福利社的普通員工無需營區福利社軍官親自投入，也能安裝和操作它。同時，我們也努力簡化營區福利社委員會和負責審計帳目的軍官的工作，指出哪些點重要、哪些不重要，如何清晰了解業務在所有分支部門的實際運作情況，以及如何防止漏洞。